RPA, eller Robotic Process Automation, är både en teknik och en lösning som automatiserar administrativa processer – till en viss grad. Med RPA kan du få automatisk hjälp att överföra data från en plats till en annan, men det gäller att vara medveten om teknikens begränsningar och inte förväxla RPA med ”riktig” automatisering.
Tekniken är långt ifrån ny, men den har bytt skepnad och namn från skärmskrapning till en något mer modernare klang. Istället är det, Robotic Process Automation, eller RPA, som är det vedertagna namnet. Kort sammanfattat (du kan läsa djupare om det längre ner) går det ut på att ersätta det mänskliga administrativa och repetitiva arbetet med en robot.
Exempel på processer som kan automatiseras med RPA:
1. Klagomål
Saknar ni ett modernt support- eller ärendehanteringssystem så kan RPA hjälpa er som en snabb och temporär lösning. Istället för att din och dina medarbetares inkorgar ska angripas av hundratals e-postmeddelanden kan en RPA lösning hjälpa er att hantera vanliga frågor och kritiska ärenden genom att föra över det till er befintliga systemlösning.
2. Onboarding
Onboarding har stått högt på agendan inom HR under en längre tid, men har ni fortfarande inget systemstöd för detta så kan RPA vara en smidig och temporär lösning. Onboarding är en tämligen linjär process och logiska steg, men en tappad boll i sammanhanget kan få stora konsekvenser. Därför är det bättre att lämna över de manuella momenten till en robot tills dess att ni har en systemlösning.
3. Ändringar av kunddata
En kund som ändrar sin faktureringsadress är en klassiker när man pratar om datafel i ekonomisystem (vi har skrivit ett tidigare inlägg om det här). Med en RPA-lösning kan ni på ett enkelt och säkert sätt se till att ni alltid har rätt kunddata i ert CRM och faktureringssystem.
Vad är skillnaden mellan RPA och integration?
För ett otränat öga, såväl som tränat, kan det vara svårt att särskilja RPA från en ”vanlig” och ”traditionell” systemintegration. Men den gråzonen är i praktiken bara en illusion – skillnaden är omfattande på flera parametrar.
RPA är en snabb och billig lösning
Perfekt, snabba och billiga lösningar är ju precis det ALLA vill ha? Ja och nej. Ingångsvärdet brukar ofta handla om det, men större ju större verksamheten desto komplexare är problemen och dessutom av en legitim anledning.
En RPA-lösning är ett fantastiskt plåster, men ibland måste såret sys. Då brukar de flesta dessutom vara väldigt måna om VEM som ska sy ihop det. RPA är ett bra första förband men ingen långsiktig konkurrenskraftig lösning.
För administrativa processer som är beroende av ett gammalt legacy-system, så fungerar RPA utmärkt.
RPA - en instegmodell till automatisering
Automatisering kan uppnås på flera sätt. RPA är definitivt ett av dem, i de fall man ska nå snabba resultat men med gamla legacysystem som förutsättning. Är det då en långsiktig lösning? Nej, en simpel RPA-lösning hjälper er inte att automatisera en hel process. Den kan ersätta ett manuellt och administrativt arbetssätt.
Är man i startgroparna i sin automatiseringsresa så är RPA en bra start. Det tar kort tid att komma igång och kan ge väldigt hög och snabb ROI. Det betyder inte att du inte behöver moderna systemlösningar med nödvändig funktionalitet och anpassat affärsstöd, men med RPA har ni en utmärkt temporär lösning under tiden.
Ska du välja RPA eller integration?
Har ni identifierat automatisering som en lösning till ett administrativt problem så finns det flera alternativ. Det är era förutsättningar, tidsram och strategi som avgör om det är RPA, integration eller en ny systemlösning som är det bästa alternativet för er. Vanligtvis görs detta i en kombination, vilket nämns tidigare i denna text.
Vill du veta mer om RPA, systemintegrationer eller systemlösningar så är du mer än välkommen att kontakta oss nedan.
