Skräddarsydda systemlösningar till Volvo Trucks

Volvo Trucks var i behov av ett lättarbetat system som möjliggjorde automatisering av arbetsuppgifter, som var anpassat efter verksamheten och som går att växa i och med över tid.

Från inköp och demontering till försäljning av enskilda delar. Volvo Truck Center i Södertälje har cirka 25 anställda varav sex personer jobbar med begagnade delar. På filialen i Kungälv jobbar sju personer med begagnade delar. De köper in lastbilar som demonteras varpå reservdelar läggs ut till försäljning.

Från Volvo Truck Center i Södertälje eller filialen i Kungälv beställer kunder begagnade reservdelar till lastbilar. För att tillgodose kundernas behov av begagnade delar behöver man köpa in begagnade fordon från exempelvis återförsäljare och försäkringsbolag. Därefter demonteras bilarna av Volvo Truck Centers personal. Gustav Törnqvist är servicechef och ansvarar för anläggningen i Södertälje.

I Södertälje plockar vi ned ungefär 40 lastbilar om året. Detsamma gör vår filial i Kungälv. Totalt blir det väldigt många reservdelar som ska kunna spåras och det ställer höga krav på IT-stöd, säger Gustav Törnqvist.

Hela fordonet liksom alla reservdelar som demonterats ges ett objektID och lagerförs. Vissa delar förädlas också innan de görs tillgängliga för försäljning via en återförsäljarportal. Återförsäljaren säljer sedan vidare till slutkund.

Skräddarsydd systemlösning

De verksamhetsspecifika behoven gjorde att en skräddarsydd SaaS-lösning var rätt val.

– Vi sökte en förenkling och en lösning som kunde utvecklas utifrån våra behov både nu och i framtiden. Vi vill kunna växa utan att behöva byta system, säger Gustav Törnqvist.

IT-stödet gör det möjligt att registrera den begagnade lastbilens inköpskostnad samt renovering, tvätt och alla andra händelser som en kostnad. Då hamnar lastbilen i lagret och den får ett objekt-ID.

Genom detta kan personalen se vilka huvudkomponenter lastbilen består av. När lastbilen demonteras registreras exakt vilka delar som tagits från fordonet på bilens objekt-ID. Det är alltså alltid möjligt att se från vilken lastbil en viss del kom.

I systemet kategoriseras reservdelarna utifrån Volvos funktionsgrupper. I Softadmin® syns alltså samma artikelnummer och funktionsgrupper som Volvo har. Inköpskostnaden för lastbilen fördelas också på alla reservdelar som plockas från den.

– När lageransvarige lagt in pris och tryckt på okej blir delen sökbar i den portal våra kunder når. Detta har totalt förändrat hur vår säljavdelning jobbar. Nu gör kunderna mycket av jobbet själva, säger Gustav Törnqvist och fortsätter:

– Det är betydligt färre telefonsamtal med frågor om lagersaldon och produkter, de som väl ringer vill lägga en beställning. Grabbarna säger ”det är så lugnt på telefonen”, men vi säljer hela tiden och de kan göra mer kvalificerade arbetsuppgifter. Systemet har köpt oss tid, nu kan säljarna jobba med annat.

Med Softadmins® low-code plattform blir lagerhanteringen enklare

När reservdelar kommer till lagret kan personalen ta en streckkodsläsare och läsa av på produkten och på lagerplatsen. Det sparar mycket tid.

Systemet skapar flera fördelar och Gustav Törnqvist är särskilt nöjd med sökfunktionen och statistikmodulen som Multisoft utvecklat i nära samarbete med Volvo Truck Center.

I systemet ser personalen inköp, försäljning, inventering, lagervärde, lageromsättningshastighet ned till enskilda produkter, kundregistret, leverantörsregister med mera.

– Även delar som skrotats kan vi hitta och se historiken kring. Sökfunktionen är väldigt bra och vi kan söka på i princip allting. Vilken kund som handlar vad, vad de betalat, när de handlat, hur många växellådor har jag sålt under en viss period och vilken sorts verktygslådor för att ta några exempel, säger Gustav Törnqvist och fortsätter:

Det är värdefullt eftersom vi kan använda det i vårt arbete med inköp. Med detta underlag vet vi vilka lastbilar vi ska köpa in och vi behöver inte fatta beslut på magkänslan, utan arbetar datadrivet.

Samtidigt behöver, och ska, inte all personal ta del av alla data och alla funktioner. Man kan också skapa olika användartyper, vilket gör det möjligt att ge olika anställda olika sorts access.

– Statistikmodulen är helt fantastisk och vi utvecklar den hela tiden. Vi kan se skillnader år från år, varför det har gått bra och dåligt, vilka rabatter vi gett. Nu har vi ökat omsättning och kan följa upp bättre, säger Gustav Törnqvist och fortsätter:

– Grunderna i systemet är lätta att lära sig. Det går på en dag. Jag gillar att jag kan ge olika behörigheter till olika personer och sedan lägga till funktioner efter hand. Exempelvis kanske en ny säljare inte ska kunna skicka kreditfakturor dag ett utan bara debitfakturor. Det finns en direktlänk från Volvo Trucks återförsäljarportal till Softadmin® varigenom återförsäljare kommer in.